Stap 3 – De uitwerking

STAP 3: UITWERKING

Maak een of meerdere personen verantwoordelijk voor het maken van het draaiboek. Door het uitwerken van de volgende punten krijgt u een goed overzicht van de uit te voeren taken en verantwoordelijkheden.

Als je dit document goed aanhoud zal u met meer rust het evenement aangaan. Houd wel ten alle tijden rekening met kleine veranderingen die kunnen plaats vinden op de dag zelf, zorg dus nog wel voor enige flexibiliteit!

 

Voor aanvang

  • Formuleer je idee.
  • Ga na wat de aanleiding van het evenement is.
  • Onderzoek de haalbaarheid
  • Definieer vervolgens de doelstellingen van het evenement.
  • Stel het beschikbaar budget vast.
  • Bepaal de vorm ofwel het soort evenement.
  • Benoem de aard of het karakter van het evenement.
  • Maak een profiel van de gasten.

Samenstelling organisatieteam

  • Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
  • Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
  • Stel de budgetverantwoordelijke aan.
  • Definieer de taken van de overige leden.
  • Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
  • Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
  • Stel deadlines.

Intern organiseren of uitbesteden

  • Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren.
  • Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden.
  • Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren.
  • Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico’s kan dragen

Leveranciers inschakelen

  • Vraag referenties van leveranciers en check deze.
  • Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.
  • Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
  • Vraag verschillende offertes aan.
  • Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
  • Stel een begroting op.

Draaiboek samenstellen

  • Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
    • tijd
    • plaats
    • activiteit/programmaonderdeel
    • verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier.
    • Houd ruimte voor aantekeningen.
  • Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers.
  • Houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.

Tijdens het evenement

  • Geef alle betrokkenen een draaiboek.
  • Zorg dat één persoon de regie in handen heeft.
  • Zorg dat de regisseur bevoegd is om snel beslissingen te nemen.
  • Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers.
  • Zorg voor gastheren/-vrouwen.

Na afloop

  • Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc.
  • Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement).
  • Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
  • Werk het draaiboek bij voor een volgende keer.
  • Maak een financieel eindverslag.
  • Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *